Beheren van de systemen

SuperDroog zal systemen moeten beheren om er profijt van te blijven houden. Deze paragraaf gaat kort op in wat beheren is en wat er te beheren valt bij de systemen van SuperDroog. Tot slot zal beschreven worden hoe SuperDroog omgaat met de Algemene Verordening Gegevensbescherming wet.

 

Wat is beheren?

Beheren is het uitvoeren van activiteiten gericht op het doelmatig laten functioneren van het te beheren object. Van het systeem die SuperDroog gebruikt, betekent dit dat alle componenten van het systeem beheert moeten worden. Dit is te onderscheiden in twee deelgebieden, namelijk functioneel beheer en technisch beheer.

Functioneel beheer is het zorgen van doelmatig functioneren van het systeem binnen de organisatie en technisch beheer is het zorgen voor een efficiënt en effectief gebruik van het systeem en de juiste technische werking van het systeem.

Het beheer van een systeem wordt hierna beschreven per component van het spinmodel. Als eerste gegevensbeheer, dan beheer van middelen, vervolgens beheer van de software en tot slot het beheer van de andere componenten.

 

Gegevensbeheer

Onder het gegevensbeheer van SuperDroog valt het beheer van de gegevens die nieuw worden ingevoerd in het systeem en het beheer van de gegevens die al in het systeem staan.

Bij functioneel beheer wordt ervoor gezorgd dat de gegevens correct en consistent zijn. Bij technisch beheer wordt gekeken naar het nemen van maatregelen om te voorkomen dat gegevens beschadigd worden of verloren kunnen gaan.

 

Beheer van middelen

Bij het beheren van middelen van het systeem van SuperDroog wordt de hardware onder de loep genomen.

Bij functioneel beheer van de hardware, wordt regelmatig nagegaan of de apparatuur nog voldoet aan de eisen van SuperDroog. Zo niet, dan wordt de apparatuur vervangen. Bij het technisch beheer van de hardware hoort het onderhoud en de eventuele reparaties die gepleegd worden bij de apparatuur. Ook wordt ervoor gezorgd dat er in geval van nood reserveapparatuur aanwezig is.

 

Beheer van software

Als de apparatuur van SuperDroog niet meer aan de eisen voldoet, dan wordt vaak gelijk gekeken naar de software. Dit is dan het functioneel beheer, dan wordt gekeken of de software nog aan de eisen voldoet. Is dit niet het geval dan moet deze vervangen worden. Dit is gelijk een taak van het technische beheer. Het technische beheer houdt in het installeren en vervangen van de softwarepakketten en het draaiend houden van de software.

 

Beheren van andere componenten

Vaak wordt vergeten dat bij het beheren van systemen ook zaken als mensen, administratieve procedures en andere hulpmiddelen beheert moeten worden.

Zo worden de mensen als het ware beheert door deze te laten bijscholen en moeten de administratieve handelingen en procedures ook voortdurend geanalyseerd en verbeterd worden. En niet alleen computers moeten eens in de zoveel tijd vervangen worden, ook andere middelen hebben dit nodig.

SuperDroog heeft een werknemer in dienst die dit allemaal regelt. Deze werknemer is de systeembeheerder, verantwoordelijk voor het beheren van alle systemen (Snijders & Bast, 2013).

 

Algemene verordening gegevensbescherming (AVG)

In mei 2016 is de AVG in werking getreden, organisaties kregen tot 25 mei 2018 de tijd om de bedrijfsvoering met de AVG in overeenstemming te brengen.

De AVG is een wet die de privacyrechten van de consumenten beschermt. De positie van de betrokkenen wordt versterkt. SuperDroog zal hier vanaf het begin af aan rekening mee houden.

Zo zal het bedrijf als eerste de relevante mensen in de organisatie op de hoogte stellen van de wet, zodat deze mensen goed kunnen inspelen op de nieuwe regels. Vervolgens zal gekeken worden naar welke gegevens het bedrijf opslaat van de klanten. De gegevensverwerking wordt in hier in kaart gebracht.

Dan wordt er een zogeheten data protection impacts assessment (DPIA) uitgevoerd. Dit is een instrument om vooraf de privacyrisico’s van een gegevensverwerking in kaart te brengen. En vervolgens maatregelen te kunnen nemen om de risico’s te verkleinen.

Doordat SuperDroog vanaf het begin af aan rekening houdt met de AVG, doet het bedrijf aan priacy by design. Dit houdt in dat het bedrijf niet meer gegevens verzamelt en niet langer bewaart dan noodzakelijk voor de verwerking. Het bedrijf zal een functionaris voor de gegevensbescherming aanstellen, deze zal hoofdelijk verantwoordelijk zijn voor de privacy van de consumenten.

Tot slot zal SuperDroog voordat het de gegevens opslaat en verwerkt, toestemming vragen aan de betrokkenen om zo duidelijk in de administratie te zien dat de betrokkenen toestemming hebben gegeven. Ook zal het bedrijf ervoor zorgen dat de betrokkenen net zo makkelijk de toestemming weer kunnen intrekken (Autoriteitpersoonsgegevens, sd).