Gegevens die opgeslagen moeten worden

Er zijn verschillende processen binnen een organisatie en bij elk proces moet informatie worden opgeslagen.

Inkoop:

Als er bij de leverancier ingekocht wordt, moeten er gegevens opgeslagen worden. Een paar van die gegevens zijn de naam van de leverancier, het adres van de leverancier, de vertegenwoordiger van het bedrijf, enz. Naast deze alfanumerieke gegevens, moeten er ook numerieke, datum- en logische gegevens worden opgeslagen. De numerieke gegevens kunnen in dit geval zijn; de hoeveelheid of het aantal van wat is ingekocht, de prijs en het bedrag van wat er is ingekocht. De datumgegevens kunnen de besteldatum en de uiterste leverdatum betreffen. De logische gegevens kunnen betrekking hebben op een voorwaarde, waaraan wel of niet voldaan wordt, zoals de uiterste leverdatum.

Verkoop:

Bij de verkoop van een product moeten ten eerste de klantgegevens worden opgeslagen. De klantgegevens bestaan uit NAW en logische gegevens. Tevens worden van de klant betalingsgegevens opgeslagen. Daarnaast wordt er bij de verkoop rekening gehouden met numerieke en datumgegevens. Deze gegevens zijn allemaal terug te vinden op de factuur van de klant.

AVG

Het is een heel gebeuren deze tijd, de Algemene Verordening Gegevensbescherming. De AVG is een verordening die de regels voor de verwerking van persoonsgegevens door particuliere bedrijven en de overheidsinstanties in de hele Europese Unie standaardiseert. De volgende regels moeten wat betreft de persoonsgegevens door Superdroog worden gevolgd:

  • Transparantie: de persoon van wie de gegevens verwerkt worden, is hiervan op de hoogte, heeft hiervoor toestemming gegeven en kent zijn rechten.
  • Doelbeperking: de persoonsgegevens worden voor een welbepaald gewettigd doel verzameld, en mogen niet voor andere zaken gebruikt worden
  • Gegevensbeperking: enkel de noodzakelijke gegevens die voor het beoogde doel noodzakelijk zijn, mogen worden verzameld
  • Juistheid: de persoonsgegevens moeten correct zijn en blijven
  • Bewaarbeperking: de persoonsgegevens mogen niet langer bewaard worden dan nodig voor het beoogde doel
  • Integriteit en vertrouwelijkheid: de persoonsgegevens moeten beschermd worden tegen toegang door onbevoegden, verlies of vernietiging
  • Verantwoording: de verantwoordelijke moet kunnen aantonen aan deze regels te voldoen